Het voortgangsrapport dat niemand overslaat
Een wekelijks geschreven rapport klinkt als overhead tot u merkt dat het het enige stuk is dat een afdwalend project betrouwbaar vóór de klant opmerkt.
Elke opdracht die wij draaien levert elke vrijdag een geschreven rapport op. Scope, risico, verbruik, blokkades en wat er sinds vorige week is veranderd. Het gaat naar de klant of het nieuws nu goed is of niet, en het wordt geschreven door de delivery lead, niet gegenereerd uit een tool.
Geschreven in plaats van een dashboard, omdat een dashboard niet kan zeggen: 'dit gaat uitlopen en dit is waarom'. Cijfers beschrijven het verleden. Een zin verplicht iemand tot een oordeel over de toekomst, en dat oordeel is het eigenlijke product van een delivery lead.
Het verandert ook de prikkel op precies het punt waar projecten misgaan. Het typische falen is geen plotselinge ramp; het zijn drie weken stil optimisme gevolgd door een lastig gesprek. Moet u het risico op vrijdag opschrijven, dan vindt het lastige gesprek plaats in week één, wanneer het nog goedkoop is.
We houden het formaat vast en kort. Eén pagina. Scopewijzigingen worden expliciet met een prijs benoemd, zodat niemand aan het eind van een vaste-prijsproject nog discussieert over wat erbij zat. Risico's hebben een eigenaar en een datum.
Klanten vertellen ons dat de rapporten het stuk zijn dat ze intern doorsturen. Dat was niet de bedoeling, maar het is het sterkste signaal dat ze nuttig zijn: een rapport dat wordt doorgestuurd beantwoordt de vraag die de financieel directeur toch al ging stellen.