Der Statusbericht, den niemand überspringt
Ein wöchentlicher schriftlicher Bericht klingt nach Aufwand — bis man merkt, dass er ein driftendes Projekt zuverlässig vor dem Kunden erkennt.
Jedes Projekt bei uns erzeugt jeden Freitag einen schriftlichen Bericht. Umfang, Risiko, Verbrauch, Blocker und was sich seit der letzten Woche geändert hat. Er geht an den Kunden, ob die Nachrichten gut sind oder nicht, und er wird vom Delivery Lead geschrieben, nicht aus einem Werkzeug erzeugt.
Geschrieben statt Dashboard, weil ein Dashboard nicht sagen kann: „Das wird sich verzögern, und hier ist warum.“ Zahlen beschreiben die Vergangenheit. Ein Satz verpflichtet jemanden auf ein Urteil über die Zukunft, und dieses Urteil ist das eigentliche Produkt eines Delivery Leads.
Er verändert ausserdem den Anreiz genau dort, wo Projekte schieflaufen. Der typische Fehlschlag ist keine plötzliche Katastrophe, sondern drei Wochen stiller Zuversicht, gefolgt von einem schwierigen Gespräch. Wenn man das Risiko freitags aufschreiben muss, findet das schwierige Gespräch in Woche eins statt, wo es noch billig ist.
Das Format bleibt fest und kurz. Eine Seite. Umfangsänderungen werden ausdrücklich mit Kosten aufgeführt, damit am Ende eines Festpreisprojekts niemand darüber streitet, was enthalten war. Risiken tragen eine verantwortliche Person und ein Datum.
Kunden sagen uns, die Berichte seien das, was sie intern weiterleiten. Das war nicht die Absicht, aber es ist das stärkste Zeichen für ihren Nutzen: Ein Bericht, der weitergeleitet wird, beantwortet die Frage, die der Finanzvorstand ohnehin gestellt hätte.